So können Sie elektronische Rechnungen verschicken!

Je nach Betriebsablauf oder aus Kosten- und Vereinfachungsgründen kann es sinnvoll sein, Rechnungen nur noch per eMail zu verschicken. Allerdings sind dafür nach § 14 und § 15 Umsatzsteuergesetz (UStG) einige Voraussetzungen einzuhalten, damit die Rechnung auch zum Vorsteuerabzug berechtigt.

1. Einwilligung

Zunächst benötigen benötigen Sie für die elektronische Übermittlung der Rechnung die Einwilligung Ihres Kunden, vgl. § 14 Abs. 1 UStG. Sie sollten daher eine entsprechende Klausel in Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen aufnehmen.

2. Technische Voraussetzungen für eine elektronische Rechnung

Nur qualifiziert elektronisch signierte Rechnungen oder Rechnungen in einem sicheren EDI-Verfahren im Sinne des § 14 UStG berechtigen zum Vorsteuerabzug, § 15 UStG.

Danach muss also die Echtheit der elektronischen Rechnung gewährleistet sein durch

eine qualifizierte elektronische Signatur im Sinne des § 2 Nr. 3 Signaturgesetz (SigG)
oder eine qualifizierten elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung (§ 2 Nr. 15 SigG)
oder den sog. Elektronischen Datenaustausch, neudeutsch Elektronic Data Interchange (EDI).

3. Was ist eine elektronische Signatur?

Nach § 2 Nr. 1 SigG sind elektronische Signaturen alle Daten, die anderen elektronischen Daten beigefügt werden und zur Authentifizierung dienen. Man unterscheidet drei Sicherheitsniveaus:

die einfache elektronische Signatur:

Sie hat keinen besonderen Sicherheitswert und kann z.B. auch eine eingescannte Unterschrift sein. Sie erfüllt nicht die Voraussetzungen des § 14 UStG, so dass Rechnungen mit eingescannter Unterschrift nicht versandt werden dürfen.
die qualifizierte elektronische Signatur (§ 2 Nr. 3 a und b SigG):

Diese Signaturen beruhen auf einem zum Zeitpunkt ihres Erzeugens gültigen, qualifizierten Zertifikat und müssen mit einer sicheren Signaturerstellungseinheit erstellt worden sein. Der Zertifizierungsanbieter hat im Verfahren nach den §§ 5 – 14 SigG nur angezeigt und glaubhaft dargelegt, dass er bzw. sein Zertifikat die Anforderungen des SigG erfüllt.
die akkreditierte elektronische Signatur (§ 2 Nr. 3 a SugG):

Diese Signaturen sind elektronische Signaturen im Sinne von § 2 Nr. 3 a SigG, deren Zertifikat von einem akkreditierten Anbieter ausgestellt wurde. Akkreditiert bedeutet, dass der Anbieter die Erfordernisse der §§ 5 – 14 SigG ebenfalls erfüllt, diese jedoch in einem Verfahren nach § 15 SigG nachgewiesen hat.

4. Was ist der Elektronische Datenaustausch (EDI-Rechnungen)?

Gemäß § 14 Abs. 3 Nr. 2 UStG ist es zulässig, eine Rechnung im EDI-Verfahren zu übermitteln, wenn zusätzlich eine zusammenfassende Rechnung (Sammelrechnung)

in Papierform oder in elektronischer Form übermittelt wird und
zumindest diese mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen wurde.

Daraus folgt: Ein Großteil der Rechnungen, die heute bereits per eMail versandt werden, erfüllen diese Voraussetzung nicht. Die betroffenen Firmen ziehen gleichwohl aus den empfangenen Rechnungen die Vorsteuer unabhängig davon, ob diese die erforderliche qualifizierte Signatur haben oder nicht.

Die meisten Versender verschicken ihre Rechnungen zur Zeit per eMail und berufen sich dabei auf das EDI-Verfahren, obwohl sie die rechtlichen Voraussetzungen dafür gar nicht erfüllen. So erfordert das EDI-Verfahren, dass eine vorherige Vereinbarung über den Datenaustausch geschlossen wurde. Tatsächlich ist es aber z.B. für einen Internetprovider praktisch gar nicht möglich, mit der Vielzahl von Kunden einzelne Verträge zu schließen. Jedenfalls ordnen die Unternehmen ihre elektronischen Rechnungen als sog. Zwischenrechnungen nach dem EDI-Verfahren ein und versenden in bestimmten Abständen, z.B. einmal pro Jahr, eine Sammelrechnung in Papierform.

Andere verschicken Ihre Rechnungen im pdf-Format, was ebenfalls nicht ausreichend ist. Hier fällt es dem Finanzamt nur schwerer, die fehlende Signatur zu erkennen, weil auf der Seite nicht standardmäßig die Internetadresse mit aufgedruckt wird, wie bei einer eMail oder eine HTML-Seite.

5. Inhaltliche Voraussetzungen der elektronischen Rechnung

Die elektronische Rechnung dieselben Anforderungen erfüllen, wie eine „normale“ Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG auch:

Namen und Anschrift des Rechnungsausstellers und des Rechnungsempfängers bzw. des Leistenden und des Leistungsempfängers
Steuernummer oder die ihm vom Bundesamt für Finanzen erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
das Ausstellungsdatum,
die fortlaufende Rechnungsnummer,
die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Ware oder der Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung,
das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung einschließlich etwaiger Abzüge für Verrechnungen oder Rabatte etc.
den anzuwendenden Mehrwertsteuersatz und den darauf Steuerbetrag; ggf. Hinweis auf Steuerbefreiungen (Kleinunternehmen).

6. Aktuelles Urteil zum Thema

eMail-Rechnungen müssen mit elektronischer Signatur versendet werden!

Wer mit seinen Kunden über Allgemeine Geschäftsbedingungen die Versendung der Rechnung per eMail vereinbart, muss diese mit einer elektronischen Signatur versehen, da die Rechnung sonst nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt. Eine Versendung der Rechnung per Post – entgegen der vertraglichen Vereinbarung- ist nicht zulässig.

Urteil des AG Brühl vom 12.04.2006
Az. 21 C 612/05

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